– Ambitionen är att man alltid ska kunna närvara på fysiska möten. Det är ju så möten går till enligt kommunallagen. Sedan i speciella undantagsfall, till exempel den här pandemin, så finns möjligheten att deltaga på distans, säger Peter Karlsson (M), kommunstyrelsens ordförande efter att frågan varit uppe som ett ärende vid senaste sammanträdet.
Möjligheten att delta vid sammanträden på distans regleras i kommunallagen, men också i reglementen för kommunala nämnderna och i kommunfullmäktiges arbetsordning. För att bringa klarhet i frågan har kommunstyrelsens förvaltning nu utarbetat ett förslag till riktlinjer för deltagande på distans.
Det är inte fritt att välja att delta på distans utan det krävs att det handlar om extraordinära fall. Annars går ersättare in då ordinarie ledamot inte kan närvara.
– Kommunallagen är väldigt tydlig på det, säger han.
Även då deltagare är med på distans leds sammanträdet från en fysisk lokal och ordföranden ska alltid finns på plats fysikt vid sammanträdet.
Kommunallagen ställer höga krav på kvalitet gällande ljud- och bildöverföring vid distansdeltagandet.
– Det är ordförande som har ett ansvar för att bedöma. Tappar man kommunikation så att det inte kan säkerställas på ett bra sätt så får man fösöka återuppta kontakten alternativt att en fysisk ersättare går in istället, säger han.
Det är även ordföranden som avgör om deltagande får ske på distans eller om man ska ta in en ersättare.