Ett företag som skickat ut en betalningspåminnelse för att kunden inte betalat i tid har enligt lag rätt att ta ut en påminnelseavgift på 60 kronor. För en organisation som Motala kommun som hanterar tusentals fakturor varje år kan påminnelseavgiften bli en stor summa om betalningen sker för sent. Det har revisionen reagerat på och vid en genomgång uppmärksammar de att de cirka 3500 fakturor som kommunen förra året betalade mer än tio dagar för sent skulle kunna innebära påminnelseavgifter på över 214 000 kronor.
I verkligheten behövde man dock inte betala så mycket. Utfallet landade på cirka 40 000 kronor.
– Det finns ju företag som valt att inte ta ut någon påminnelseavgift eller så har man lagt på den på nästa faktura och då är risken att det inte bokförs som en påminnelseavgift hos oss, säger Terese Boberg.
Samtidigt konstaterar hon att summan 214 000 kronor som revisionen räknat fram kunde varit betydligt högre.
– Hade vi också behövt betala förseningsavgifter vilket de här leverantörerna skulle kunna ha tagit ut så hade summan varit skyhög, säger hon och berättar att sådana avgifter ligger på 450 kronor per faktura.
Också politikerna reagerade när de fick information via revisionsrapporten om påminnelseavgifterna.
– Vi vill ha återkoppling och få veta hur det här åtgärdas, men vi har fått information om att det här är saker som man jobbar med, säger kommunalråd Kåre Friberg (M).
Politikerna reagerar också på informationen att kommunen får väldigt många fakturor och att vissa företag skickar ett stort antal dagligen. De åtta företag som skickar flest fakturor skickar tillsammans cirka 127 stycken per arbetsdag.
Men nu ska det bli betydligt färre påminnelseavgifter i kommunen. Framöver ska fakturorna komma som e-fakturor istället vilket innebär att risken att de hamnar hos fel person och måste valsa runt i verksamheterna minskar.
– Då minskar risken avsevärt att fakturorna betalas för sent, säger Tesese Boberg.
Färre fakturor lär det dock inte per automatik bli förklarar hon.
– När vi går över till e-fakturor så kan företagen inte skicka samlingsfakturor. Så det är snarare så att vi kommer att få fler fakturor framöver, säger Terese Boberg.